E-Rechnung Pflicht für kleine Betriebe: Fristen, Ausnahmen, Umstellung

Ja, die E-Rechnung ist Pflicht, aber für kleine Betriebe in Stufen: Empfangen können musst du sie schon seit dem 1. Januar 2025. Ausstellen musst du sie bei Rechnungen an andere Unternehmen ab dem 1. Januar 2027, und wenn dein Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 800.000 Euro betrug, erst ab dem 1. Januar 2028. Rechnungen an Privatkunden, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto und Kleinunternehmer sind ausgenommen.

Stand dieses Artikels: 2. Oktober 2026. Grundlage sind die FAQ des Bundesfinanzministeriums (zuletzt aktualisiert am 23. März 2026) und die BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 und 15. Oktober 2025. Der Zentralverband des Deutschen Handwerks fordert zwar eine Verschiebung um ein Jahr, beschlossen ist davon bisher nichts. Plane also mit den Fristen unten.

Was eine E-Rechnung ist und was nicht

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten Datenformat, das eine Software automatisch auslesen kann. Das Bundesfinanzministerium nennt als zulässige Formate:

• XRechnung: reine XML-Datei, ohne Software für Menschen kaum lesbar.
• ZUGFeRD ab Version 2.0.1: ein PDF mit eingebetteter XML-Datei. Die Profile MINIMUM und BASIC-WL reichen nicht.
• Andere vereinbarte Formate wie EDI, wenn Absender und Empfänger sich darauf geeinigt haben und die Pflichtangaben korrekt ausgelesen werden können.

Wichtig für den Alltag: Ein normales PDF, das du aus Word oder deinem Rechnungsprogramm per Mail verschickst, ist keine E-Rechnung. Das BMF schreibt ausdrücklich, dass ein einfaches PDF-Dokument nicht unter die Definition fällt, weil es kein strukturiertes Format hat. Auch ein eingescannter Papierbeleg zählt nicht.

Die Fristen im Überblick

Die Pflicht gilt nur für Rechnungen zwischen Unternehmen im Inland (B2B). Die Übersicht zeigt, was wann gilt:

Für die 800.000-Euro-Grenze zählt der Gesamtumsatz des Vorjahres. Wer 2026 also höchstens 800.000 Euro umgesetzt hat, darf 2027 noch wie bisher abrechnen. Schau in deine letzte Umsatzsteuer-Jahreserklärung oder frag deinen Steuerberater.

Wer gar keine E-Rechnung ausstellen muss

• Rechnungen an Privatkunden (B2C), also zum Beispiel die Badsanierung bei Familie Müller.
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto.
• Kleinunternehmer nach § 19 UStG.
• Bestimmte steuerfreie Umsätze und Leistungen an juristische Personen, die nicht unternehmerisch tätig sind.

Achtung: Auch Kleinunternehmer und reine B2C-Betriebe müssen E-Rechnungen empfangen können, sobald ein Lieferant ihnen eine schickt.

Empfangen: Was du schon heute brauchst

Die gute Nachricht: Für den Empfang reicht laut BMF ein E-Mail-Postfach. Die E-Rechnung kommt dann als Datei im Anhang. Du brauchst aber ein Programm, das die XML-Datei lesbar macht. Kostenlos gibt es zum Beispiel den Viewer der Finanzverwaltung unter e-rechnung.elster.de. Der ZDH empfiehlt außerdem den Quba-Viewer.

Ein Punkt wird oft übersehen: die Aufbewahrung. Laut BMF muss bei einer E-Rechnung mindestens der strukturierte Teil, also die XML-Datei, acht Jahre lang unverändert in seiner ursprünglichen Form gespeichert werden. Die ausgedruckte Rechnung im Ordner reicht dafür nicht. Am einfachsten ist ein Postfach, das Rechnungen automatisch an deine Buchhaltungssoftware oder an DATEV Unternehmen online weitergibt.

Wie holprig das in der Praxis noch läuft, zeigt eine Umfrage des ZDH unter 1.926 Handwerksbetrieben Anfang 2026: Beim Senden und Empfangen gibt es weiter Probleme, etwa Rechnungen, die sich nicht prüfen lassen, oder Unterschiede zwischen XML-Daten und angehängtem PDF. Laut Handwerksblatt berichteten rund zwei Drittel der Befragten von Schwierigkeiten beim Empfang.

Ausstellen: So stellst du in fünf Schritten um

1. Umsatz prüfen. Lag dein Gesamtumsatz 2026 über 800.000 Euro, musst du ab Januar 2027 E-Rechnungen an Geschäftskunden schreiben. Sonst hast du ein Jahr mehr Zeit.
2. Kunden sortieren. Welche Rechnungen gehen an Firmen, Hausverwaltungen, Bauträger oder Kommunen? Nur die sind betroffen. Für Privatkunden bleibt alles wie bisher.
3. Software prüfen. Frag deinen Anbieter, ob dein Rechnungs- oder Handwerkerprogramm XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1 erzeugen kann. Viele gängige Programme können das inzwischen per Update.
4. Stammdaten sauber halten. Eine E-Rechnung wird maschinell geprüft. Fehlende Leitweg-ID bei öffentlichen Auftraggebern, falsche Steuernummer oder unvollständige Anschriften führen zu Ablehnungen und damit zu späteren Zahlungen.
5. Testlauf machen. Schick ein paar Rechnungen an einen gut vernetzten Stammkunden und lass dir bestätigen, dass sie sauber ankommen. Lieber im Herbst 2026 üben als im Januar unter Zeitdruck.

Praxisbeispiel aus dem Harz

Nimm als Beispiel einen Elektrobetrieb im Raum Goslar mit sieben Mitarbeitern. Er schreibt etwa die Hälfte seiner Rechnungen an Privatkunden, die andere Hälfte an Hausverwaltungen und eine Wohnungsbaugenossenschaft. Sein Umsatz liegt unter 800.000 Euro, also darf er 2027 noch wie gewohnt abrechnen. Trotzdem lohnt es sich, schon jetzt umzustellen: Viele Lieferanten schicken ihm schon E-Rechnungen, und manche Hausverwaltung fragt bereits danach, weil sie die Daten automatisch verbuchen kann. Wer 2027 in Ruhe testet, hat 2028 keinen Stress.

Typische Fehler, die Geld kosten

• PDF ohne Zustimmung verschicken. Bis Ende 2026 darfst du ein normales PDF nur verschicken, wenn der Empfänger einverstanden ist. Papier ist in der Übergangszeit immer erlaubt.
• Nur ausdrucken, nicht archivieren. Wer eingehende E-Rechnungen nur ausdruckt und die Datei löscht, verstößt gegen die Aufbewahrungspflicht.
• Vorsteuer gefährden. Solange du eine sonstige Rechnung noch ausstellen darfst, gilt sie laut BMF auch für den Vorsteuerabzug als ordnungsgemäß. Nach Ablauf der Fristen kann eine Papierrechnung von einem Lieferanten, der eine E-Rechnung hätte schicken müssen, beim Vorsteuerabzug Ärger machen. Prüf eingehende Rechnungen ab 2027 also genauer.
• Auf Verschiebung hoffen. Die Forderung des Handwerks ist bekannt, ein beschlossenes Gesetz gibt es aktuell nicht.

Wer dir dabei hilft

Erste Anlaufstelle ist dein Steuerberater, denn er muss die Rechnungen später ohnehin verarbeiten. Laut ZDH bieten außerdem Handwerkskammern, für den Harz also die Handwerkskammer Braunschweig-Lüneburg-Stade, und Fachverbände Beratung und Online-Seminare an. Und dein Softwareanbieter sollte dir sagen können, welches Update du brauchst.

Rund um die Rechnung fällt aber viel mehr Kleinkram an: Belege einsammeln, Rechnungen dem richtigen Auftrag zuordnen, offene Posten im Blick behalten. Genau dabei kann ein digitaler Mitarbeiter helfen. Er sortiert eingehende Rechnungen, legt sie ab und erinnert an offene Zahlungen, sodass weniger davon an deinen Abenden hängen bleibt. Wie das aussieht, zeigen wir auf der Seite zum Papierkram und speziell für Handwerksbetriebe. Wenn Angebote liegen bleiben, hilft das Nachfassen.